Epics

Según la teoría de Atlassian, los epics constituyen los objetivos que han de alcanzarse mediante la consecución de diversas incidencias. Un epic puede conseguirse en un periodo de tiempo concreto, normalmente más de un sprint.

Para adaptar este concepto al entorno y dinámica de Driza, consideramos que el concepto Epic tenía sentido en base a los servicios que tenemos con un cliente.

Para entender la dinámica de los epics, quizá debas entender primero qué servicios ofrecemos y cómo aplicamos la tarifa de nuestros servicios.

Justificación rápida

Definimos los epics como servicios porque nos permite:

• Tener relación directa entre New Business, Finanzas y Operaciones permitiendo analizar la rentabilidad en € y en horas. y evitar errores en administración, finanzas y operaciones.

• Medir el número de horas dedicadas a un servicio y responsable concreto.

• Asignar la cargabilidad de las personas en función de los servicios, obteniendo un puzzle adecuado y visible en proyectos

¿En qué fase se definen?

Los epics que se establecen en los proyectos de Jira se determinan en la fase de propuesta de cada cliente. El número de epics de un proyecto determinará el número de servicios a facturar que tenga ese proyecto.

Se puede crear un proyecto en Jira sin tener el contrato, tomando referencia la propuesta, si los servicios definidos en el alcance de la misma están bien definidos. Pero, una vez firmado el contrato se deberán de revisar los epics asegurándonos que corresponden en tiempo y horas estimadas.

Elementos de un Epic

Los epics en Jira deben establecerse una vez se ha creado el proyecto y su configuración. Sería directamente el siguiente paso previo al establecimiento de las incidencias.

Nomenclatura

Los epics deben de establecerse acorde a la siguiente nomenclatura, [ÁREA] - NOMBRE DEL SERVICIO, en teoría, el área de New Business deberá definir una nomenclatura para la propuesta, contrato y posterior facturación.

Tiempo

Los epics deberán de cumplimentarse en el periodo de tiempo que dicte el contrato.

En servicios one shot el timeline de la propuesta corresponderá al timeline del epic. Sin embargo, en servicios on going, deberemos de marcar como timeline la duración del servicio en el contrato.

Si los serivicios on going se prorrogan, el PM deberá de actualizar todos los elementos del epic que varíe.

Estimación de horas

Los epics deberán tener una estimación total de horas, para ello esiste el campo estimación de horas. El cálculo de las horas de un epic se realiza dividiendo el total € del servicio (sin IVA) entre nuestra tarifa media (€/h).

Todos los epics deberán tener una estimación de horas total.

En servicios one shot el total € del servicio será único por epic. Sin embargo, en servicios on going, estimaremos las horas correspondientes al total de epic establecido, es decir, si ofrezco un servicio de SEO Consultancy recurrente por 3 meses de contrato, aplicaré las horas totales de contrato, no mensuales.

Responsable del epic

Cada epic deberá tener un responsable, normalmente ligado al área determinada en el servicio.

Ejemplo: El epic [SEO] Consultoría SEO dispone de un total de 120h en 6 meses. Si en el contrato la implementación de horas de SEO DEV no ha sido contemplada como un servicio/epic a parte. El responsable de este epic siempre será un especialista SEO porque la responsabilidad de los resultados de ese servicio es suya, pero del total de 120h, se puede asignar un % de la carga a un desarrollador, pese a que Jira no lo muestre como tal.

Se define como responsable de un epic en Jira, la persona encargada de asegurarse que ese servicio quede 100% bien completado, ya sea por el/ella misma o varios compañeros.

Asignación de la capacidad

Todos los epics deben de asignarse en el pipeline de capacidad de Tempo. Que una persona sea responsable de un epic en Jira no quiere decir que tenga que cumplir con el 100% de las horas de ese epic.

¿Cómo asignar la capacidad de un epic en Tempo?

La asignación de la capacidad en Tempo es responsabilidad del Team Lead de cada área si así ha sido definido en el Kick off de ese proyecto.

Responsabilidades

New Business

El New Buisness será el encargado/a de:

• Crear los epics del proyecto

• Fijar los tiempos de los epics

• Estimar las horas dedicadas al epic

• Definir junto a Operaciones tentativamente la responsabilidad de cada servicio

KAM/Project Manager

El KAM/Project Manager será el encargado/a de:

• Actualizar el pipeline de epics y/o responsable al inicio del proyecto

• Mantener al día el proyecto en Jira

• Informar al Tema Lead de cualquier alteración de los tiempos, horas y cargabilidad del proyecto por falta de tiempos/ recursos.

• Definir los responsables de cada uno de los epics junto con Operaciones y los Team Leads

• Mantener actualizada la base del proyecto

Team Lead

• Planificar el tiempo en Tempo de cada epic por responsable

• Asegurarse de ver con Operaciones los recursos disponibles

• Repasar con los PM la cargabilidad

Upsellings

Cuando se genera un Upselling normalmente es el PM el que tiene amyor contexto de la situación. El responsable del upselling será quien deba añadir los nuevos epics al proyecto.

Cuando se está realizando un upselling, si por el momento, no está aceptado el presupuesto/propuesta, se añadirá un (PTE) al final del EPIC del proyecto.

El tiempo dedicado a esta propuesta seguirá siendo una imputación al proyecto General